隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開(kāi)發(fā)力度越來(lái)越大，檔案利用的頻度越來(lái)越高，檔案需求的開(kāi)放性越來(lái)越強(qiáng)，從而也加重了檔案管理者的工作強(qiáng)度，因此檔案如何管理，如何有效的安全保護(hù)以及如何大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命等一系列的問(wèn)題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來(lái)，解決檔案管理及利用的安全問(wèn)題越來(lái)越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜、鼠咬、蟲蛀及檔案庫(kù)房環(huán)境溫濕度調(diào)控不及時(shí)，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時(shí)常出現(xiàn)。

       目前有些檔案室?guī)旆恐悄芑潭缺容^低，檔案庫(kù)房甚至沒(méi)有配備智能型檔案裝具及一體化的管理系統(tǒng)，無(wú)法對(duì)檔案庫(kù)房所有設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理。雖然有些檔案館配置比較全，但是運(yùn)用系統(tǒng)都是相互獨(dú)立的，沒(méi)有互聯(lián)互通，所以存在著數(shù)據(jù)資源無(wú)法共享，各個(gè)系統(tǒng)都是獨(dú)立操作運(yùn)行，工作人員需要各自培訓(xùn)，系統(tǒng)之間沒(méi)有建立協(xié)調(diào)關(guān)系統(tǒng)一管理，致使造成重復(fù)勞動(dòng)效率低下。
       智慧檔案庫(kù)房一體化管理平臺(tái)有效的解決了各系統(tǒng)之間、設(shè)備之間沒(méi)有互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)資源不能共享問(wèn)題，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與實(shí)體檔案裝具、環(huán)境設(shè)備控制進(jìn)行統(tǒng)一管理。
       在檔案采集、接收、錄入、整理、移交、歸檔、移送、保管、借閱、剔舊、銷毀、核驗(yàn)、出入庫(kù)、盤點(diǎn)、數(shù)字化掃描、文件上傳等提供智慧檔案平臺(tái)統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案、數(shù)字檔案、庫(kù)房安全、環(huán)境管理具有針對(duì)性的解決方案。
       智慧檔案庫(kù)房一體化管理平臺(tái)對(duì)檔案使用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控及檔案追溯，全方位保障實(shí)體檔案、數(shù)字檔案與庫(kù)房環(huán)境安全，構(gòu)建了一整套完善的安全保障體系。
       智慧檔案庫(kù)房一體化管理平臺(tái)采用B/S架構(gòu)三級(jí)以上權(quán)限國(guó)產(chǎn)系統(tǒng)，可以多級(jí)統(tǒng)一管理也可以逐級(jí)單一管理，并與其它子系統(tǒng)形成統(tǒng)一管理界面，提高檔案綜合使用功能和管理效率，確保檔案庫(kù)館內(nèi)所有設(shè)備處于、節(jié)能佳運(yùn)行狀態(tài)。